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Cette trame d’entretien annuel est un modèle gratuit à télécharger sans inscription : les informations de l’entretien, une ligne par objectif et par compétence, une échelle de notation de 1 à 5 aux niveaux définis, les faits et la prochaine étape, puis les commentaires et les signatures du compte rendu. Sous le modèle : à quoi sert chaque rubrique, comment noter, quelles questions poser pendant l’entretien et comment adapter la trame à un autre rendez-vous.
Trame d’entretien annuel gratuite à télécharger
Le collaborateur et le manager notent chaque ligne de 1 à 5, puis le manager ajoute les faits, un commentaire et une prochaine étape. L’échelle de notation est rappelée en bas du fichier. Le fichier est au format CSV : il s’ouvre dans Excel, LibreOffice et Google Sheets.
| Rubrique | Lignes | Ce qu’on y écrit |
|---|---|---|
| Informations | Période évaluée, Date de l’entretien, Collaborateur et poste, Manager (N+1) | Une information par ligne, dans la colonne « Attendu ou objectif » |
| Objectifs de la période | Objectif 1, Objectif 2, Objectif 3 | L’objectif tel qu’il a été fixé, puis les deux notes, les faits, un commentaire et une prochaine étape |
| Compétences | Maîtrise du poste, Qualité du travail, Communication, Coopération, Fiabilité, Management d’équipe (pour les managers) | Les deux notes, les faits, un commentaire et une prochaine étape |
| Synthèse | Appréciation globale, Points forts, Axes de progrès | Une note globale ; deux ou trois points forts et axes de progrès, chacun avec un exemple |
| Période suivante | Objectif 1, Objectif 2, Objectif 3, Besoins de formation liés au poste, Soutien attendu du manager | Les objectifs de l’année à venir, la formation utile et ce que le collaborateur attend de vous |
| Commentaires et signatures | Commentaires du collaborateur, Commentaires du manager, Signature du collaborateur (lu et pris connaissance), Signature du manager | Les mots de chacun, ajoutés après l’entretien, et les deux signatures du compte rendu |
La première ligne d’objectif est remplie à titre d’exemple.
| Colonne | Exemple |
|---|---|
| Attendu ou objectif | Ramener le délai de première réponse aux tickets du support de 8 heures à 4 en moyenne sur le semestre (janvier-juin) |
| Auto-évaluation du collaborateur (1-5) | 3 |
| Note du manager (1-5) | 2 |
| Faits (dates, chiffres) | Rapport de l’outil de support : 5,1 heures en moyenne de janvier à juin ; 3,8 heures en mai et juin, après la mise en place du tri des tickets à tour de rôle le 28 avril |
| Commentaire | Objectif atteint en partie : 5,1 heures en moyenne sur le semestre, pour 4 attendues. Le tri à tour de rôle mis en place par Élodie a fait la différence : 3,8 heures en mai et juin. |
| Prochaine étape | Rédiger la procédure du tri à tour de rôle d’ici le 31 juillet pour que les deux nouveaux conseillers puissent l’appliquer |
Deux choses rendent cette ligne utile. Les faits ont des dates et des chiffres : la note repose sur autre chose que la mémoire. Et les deux notes diffèrent : Élodie juge le résultat sur sa fin et se met 3, son manager juge l’objectif tel qu’il a été fixé, une moyenne sur tout le semestre, et met 2, « à améliorer ». Cet écart est le premier sujet à aborder pendant l’entretien : le manager peut reconnaître le redressement de mai et juin tout en notant l’objectif convenu.
Que mettre dans un support d’entretien annuel
Les ressources humaines du MIT recommandent qu’une évaluation écrite couvre la performance au regard des attentes, les réalisations, les points forts et axes de progrès, et les attentes pour l’année à venir1. Ce sont les lignes Objectifs, Compétences, Synthèse et Période suivante.
Les trames françaises ajoutent le plus souvent trois rubriques, reprises ici : les informations de l’entretien, les besoins de formation liés au poste et le bloc commentaires et signatures, qui transforme la trame en compte rendu.
Laissez hors de la trame la personnalité, la vie privée et les faits extérieurs à la période : selon le Code du travail, une information demandée au salarié doit présenter « un lien direct et nécessaire » avec l’évaluation de ses aptitudes professionnelles2.
Une échelle de notation de 1 à 5 aux niveaux définis
Sans description écrite des niveaux, le 3 d’un manager est le 4 d’un autre, et les notes d’une équipe ne se comparent plus. Décrivez chaque niveau par ce que la personne fait, pas par ce qu’elle vaut.
| Note | Niveau | À quoi il ressemble |
|---|---|---|
| 1 | Insuffisant | Objectif non atteint, écart déjà signalé sans amélioration. Le travail courant demande souvent des corrections. |
| 2 | À améliorer | Objectif atteint en partie ou de façon irrégulière. A besoin d’être guidé sur une partie du travail courant. |
| 3 | Conforme aux attentes | Objectif atteint dans les délais et au niveau de qualité convenus. Assure le poste sans accompagnement au quotidien. |
| 4 | Au-delà des attentes | Résultat supérieur à l’objectif. Les collègues viennent le voir pour de l’aide sur ce sujet. |
| 5 | Remarquable | Résultats bien au-delà du poste. Change la façon de travailler de l’équipe sur ce sujet. |
Un 3, « conforme aux attentes », est une bonne note : la personne a fait le travail convenu. Dites-le pendant l’entretien, sinon le collaborateur l’entendra comme « moyen ».
Pour les lignes Compétences, écrivez une phrase par niveau pour vos propres postes avant la campagne. « Communication : 3 » ne dit pas grand-chose tant qu’on n’y lit pas, par exemple, « tient le client informé sans qu’il ait à relancer ». Pour vous lancer, reprenez des appréciations rédigées pour chaque niveau. Joignez ces descriptions à la trame envoyée au collaborateur, pour qu’il s’auto-évalue sur la même échelle que vous.
Avec les mêmes niveaux, vous pouvez aussi mesurer les écarts de compétences de toute l’équipe sur les mêmes niveaux et voir ceux qui sont partagés.
Questions d’entretien annuel à poser au collaborateur
Ces questions servent pendant l’entretien, pour entendre le point de vue du collaborateur avant de donner le vôtre. Choisissez-en une ou deux par groupe et laissez du temps pour les réponses. Les bonnes questions sont ouvertes, portent sur un travail précis et appellent un exemple : « Qu’est-ce qui a bien marché dans le lancement de mars, et que changeriez-vous ? » donne plus que « Comment s’est passé le lancement ? ». Pour l’ordre de la conversation, de l’ouverture à la note contestée, suivez les étapes pour mener l’entretien sans qu’il dérape.
Bilan de l’année
- Quels trois mots résument votre année, et pourquoi ceux-là ?
- De quel objectif êtes-vous le plus satisfait ?
- Quel objectif ne s’est pas passé comme prévu ? Qu’est-ce qui a bloqué ?
Points forts et difficultés
- Pour quelle partie de votre travail vos collègues viennent-ils vous voir ?
- Quand avez-vous fait votre meilleur travail cette année ? Qu’est-ce qui était différent ?
- Qu’est-ce qui vous a pris plus de temps ou d’énergie que nécessaire ?
Développement
- Quelle compétence ferait la plus grande différence dans votre travail l’an prochain ?
- Quel projet ou quelle responsabilité vous ferait progresser ?
Relation avec le manager
- Que dois-je continuer à faire en tant que manager ?
- De quoi avez-vous besoin de ma part pour atteindre vos prochains objectifs ?
Objectifs
- Quelle doit être votre priorité pour l’année à venir ?
- Comment saurons-nous, vous et moi, qu’elle est atteinte ?
Ce qu’il faut envoyer au collaborateur avant l’entretien
Le Code du travail prévoit que le salarié est « expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre », des méthodes d’évaluation utilisées à son égard3. Communiquez donc les méthodes et l’échelle de notation dès le début de la période, avant de les appliquer. Quelques jours ouvrés avant l’entretien, renvoyez la description des niveaux avec la trame, deux ou trois questions de la liste ci-dessus et la colonne d’auto-évaluation à remplir.
Lisez les réponses avant de remplir vos propres notes et repérez les lignes où vos avis divergent : c’est là que l’entretien passera le plus de temps. Si des collègues voient un travail que vous ne voyez pas, par exemple sur des projets transverses, vous pouvez recueillir un feedback 360 auprès de ses collègues avant l’entretien. Le reste de la préparation, des faits de l’année aux sujets difficiles, est détaillé dans notre article sur ce que le manager et le collaborateur préparent chacun de leur côté.
Fixer les objectifs de l’année suivante
L’acronyme SMART vient d’un article de George T. Doran paru dans Management Review en 19814. Dans la version d’origine, un objectif bien écrit est :
- Spécifique : il vise un domaine précis à améliorer.
- Mesurable : il a un chiffre, ou au moins un indicateur de progrès.
- Attribuable : on sait qui en est responsable.
- Réaliste : il est atteignable avec les moyens disponibles.
- Temporel : il dit quand le résultat est attendu.
Trois objectifs par an suffisent, d’où les trois lignes de la trame. Mettez la date dans l’objectif lui-même :
- Commercial : signer 10 nouveaux comptes PME d’ici le 31 décembre, dont au moins trois hors de la région actuelle.
- Conseiller support : rédiger cinq articles de la base de connaissances sur les demandes les plus fréquentes d’ici le 30 septembre, et les présenter au prochain arrivant.
Le compte rendu d’entretien annuel
Après l’entretien, la trame devient le compte rendu : complétez les lignes, ajustez les notes si l’échange a apporté de nouveaux faits et laissez au collaborateur la place pour ses commentaires.
Formulez la ligne de signature « lu et pris connaissance » plutôt que « approuvé » : le collaborateur peut alors signer sans valider chaque note, et son désaccord trouve sa place dans ses commentaires. Remettez-lui un exemplaire signé.
Les résultats de l’évaluation sont confidentiels, selon le même article du Code du travail3.
Adapter la trame : mi-année, point trimestriel, entretien de parcours professionnel
Pour un entretien de mi-année ou un point trimestriel, retirez les lignes qui ne serviront pas, mais gardez les colonnes Faits et Prochaine étape : ce sont elles qui font de la trame un document de travail plutôt qu’une feuille de notes.
Si vous tenez l’entretien de parcours professionnel (anciennement entretien professionnel) le même jour que l’entretien annuel, gardez deux documents : selon le Code du travail, il « ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié »5.
Notre premier support comptait une longue liste de compétences et des notes sans définition. Le remplir pour une équipe prenait des soirées, et la plupart des cases finissaient avec la même phrase polie. Nous l’avons réduit aux objectifs, à quelques compétences et à une prochaine étape par ligne, avec une phrase par niveau de note. Les comptes rendus sont devenus plus courts et les entretiens meilleurs : chaque ligne avait enfin des faits à discuter. Si votre trame prend plus de temps à remplir que l’entretien à mener, commencez à couper.
S’entraîner à l’entretien avec la même trame
Une trame ne prépare pas au moment où le collaborateur conteste un 3, demande pourquoi l’appréciation globale n’est pas plus haute ou se tait.
Sur The Reflection, la même trame et la même échelle de notation peuvent servir de critères d’évaluation à un scénario d’entretien. Le manager retrouve un collaborateur joué par l’IA, par exemple Nia · IA responsable de comptes, en voix ou en vidéo, et mène l’entretien de l’ouverture jusqu’aux objectifs fixés. Une séance dure de 5 à 20 minutes et se termine par une note pour chaque compétence d’entretien et des commentaires horodatés. L’IA évalue la conversation du manager, pas vos vrais collaborateurs : la trame sert ici de référence à la conversation.
Avant la prochaine campagne, proposez à vos managers une formation à l’entretien annuel construite sur votre propre trame.
Questions sur la trame
Word, Excel ou PDF ?
La trame est un fichier CSV. Il s’ouvre dans Excel, LibreOffice et Google Sheets ; de là, vous pouvez l’enregistrer en classeur, coller le tableau dans Word ou l’exporter en PDF pour l’imprimer. Le CSV ne garde pas la mise en forme : réglez une fois la largeur des colonnes et le retour à la ligne, puis enregistrez votre copie comme modèle.
Quelle est la trame d’un entretien individuel ?
Celle de cette page en est une : informations, bilan des objectifs, compétences, synthèse, objectifs et formation pour la période suivante, commentaires et signatures. Si une ligne reste vide pour la plupart de vos collaborateurs, supprimez-la.
Faut-il noter le collaborateur ?
Si votre entreprise utilise les notes pour la rémunération ou les promotions, gardez-les et définissez chaque niveau comme dans l’échelle ci-dessus. Sinon, un entretien peut se passer de notes : les faits, le commentaire et la prochaine étape suffisent. Ce qui ne marche pas, c’est une note sans définition.
Sources
- MIT Human Resources. Performance Reviews.
- Code du travail, article L1222-2, version en vigueur depuis le 1er mai 2008.
- Code du travail, article L1222-3, version en vigueur depuis le 1er mai 2008.
- George T. Doran. « There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives ». Management Review 70(11), novembre 1981, p. 35-36.
- Code du travail, article L6315-1, version en vigueur depuis le 31 décembre 2025.
