Sur cette page
- Commencez quatre semaines avant : les faits de toute l’année ne se retrouvent pas la veille.
- Manager : préparez la phrase la plus difficile par écrit et dites-la à voix haute avant le jour J.
- Collaborateur : venez avec des preuves et une seule demande prioritaire.
Préparer un entretien annuel commence environ un mois avant le rendez-vous, pour le manager comme pour le collaborateur. Ce guide porte sur tout ce qui se passe avant la réunion : le calendrier, les faits à réunir, les sujets difficiles à anticiper, les demandes à formuler et ce que les RH organisent pour la campagne. Pour la conduite de la réunion elle-même, voyez comment mener l’entretien d’évaluation étape par étape.
Quand commencer : le calendrier de préparation
Une bonne préparation se répartit sur quatre semaines : le manager rassemble ses faits avant de lire l’auto-évaluation, le collaborateur a le temps de retrouver ses preuves. À J-15, envoyez la convocation avec une trame d’entretien annuel avec les questions à poser.
| Quand | Manager | Collaborateur |
|---|---|---|
| J-30 | Rouvrir les notes de points individuels et les objectifs ; demander des retours aux collègues. | Commencer la liste des réalisations, des difficultés et des demandes. |
| J-15 | Envoyer la convocation : date, durée, lieu, trame et auto-évaluation à remplir. | Remplir l’auto-évaluation et rassembler les preuves. |
| J-7 | Lire l’auto-évaluation, noter les écarts, préparer les sujets difficiles. | Rendre l’auto-évaluation et choisir une demande prioritaire. |
| J-1 | Relire le message principal et répéter le moment difficile. | Relire ses notes, préparer deux ou trois questions. |
Ces délais sont des repères : si votre entreprise ou votre convention collective fixe un délai de convocation, il s’applique.
Préparer un entretien annuel côté manager
Réunir les faits de toute la période
Repartez du début de la période, pas du dernier mois : notes de points individuels, résultats, livrables, retours de clients et de collègues. Le dernier trimestre est le plus frais dans votre mémoire, il ne pèse pas plus que les autres.
Retenez une règle : un fait, c’est une date et un effet. « Julien est réactif » est une opinion. « Le 12 mars, Julien a repris le dossier d’un collègue absent et l’a livré dans les délais » est un fait que personne ne conteste. Prévoyez un fait pour chaque appréciation.
S’il travaille avec plusieurs équipes, vous pouvez recueillir un feedback 360 auprès de ses collègues pour compléter vos faits.
Relire les objectifs fixés
Classez chaque objectif de l’année : atteint, partiellement atteint ou non atteint. Pour chaque écart, notez la cause et demandez-vous si elle dépendait du collaborateur : un changement de priorité décidé plus haut, un rachat ou un manque de moyens ne se traitent pas comme un manque de rigueur.
Préparez ensuite deux ou trois objectifs pour l’année suivante, en brouillon : ils se finalisent avec le collaborateur. Pour les rédiger, appuyez-vous sur la partie de la trame consacrée aux objectifs de l’année suivante.
Préparer les sujets difficiles
Trois sujets font dérailler un entretien : une note sous les attentes, un refus d’augmentation, un comportement à changer. Pour chacun, préparez la première phrase, écrite mot pour mot ; la réponse à l’objection que vous attendez ; ce qui est négociable et ce qui ne l’est pas. Pour un écart de comportement récent, n’attendez pas l’entretien annuel : un entretien de recadrage permet d’en parler tôt, sur des faits.
« Globalement, c’est une année correcte, mais il y a quelques petits points… »
« Je vous donne ma note tout de suite : à améliorer. Je vous explique sur quels faits elle repose, puis j’aimerais votre lecture. »
« Ce n’est pas moi qui décide, vous savez. »
« Il n’y aura pas d’augmentation cette année. Voici ce qui manque pour qu’elle soit envisageable, et je vous propose d’en reparler en juin. »
L’un des entretiens les plus pénibles que nous ayons vus avait pourtant été préparé. Le manager avait construit son bilan sur les deux derniers mois, les plus faibles de l’année. Sa collaboratrice, elle, était venue avec ses notes de janvier à décembre. Au bout de dix minutes, ils ne parlaient plus de la suite, mais de qui avait la bonne version des faits. Depuis, nous conseillons de reprendre les notes de points individuels depuis le début de la période et de demander l’auto-évaluation une semaine avant. Les écarts entre les deux lectures, le manager les découvre alors à son bureau, pas en face de la personne.
Répéter le moment difficile à voix haute
Une phrase écrite sonne autrement une fois prononcée. Répétez l’annonce à voix haute, avec un collègue qui joue le collaborateur et a le droit d’objecter.
Sans collègue, vos managers peuvent s’entraîner à l’entretien annuel face à un collaborateur IA sur The Reflection. Dans un scénario, ils peuvent répéter l’annonce d’objectifs non atteints à Nia · IA responsable de comptes, qui conteste sa note. Une séance dure de 5 à 20 minutes, en voix ou en vidéo, et se termine par un retour selon des critères tirés de votre processus d’entretien. Les notes de l’IA corrèlent à r = 0,80 avec celles d’experts sur les mêmes conversations, mesure renouvelée chaque trimestre. L’IA évalue ce que dit le manager, réplique par réplique ; elle n’évalue pas vos salariés.
La checklist du manager
- Convocation envoyée à J-15, avec la trame et l’auto-évaluation.
- Un fait daté pour chaque appréciation, sur toute la période.
- Chaque objectif classé : atteint, partiellement atteint, non atteint, avec sa cause.
- Note provisoire décidée, si votre entreprise en utilise une, avec deux ou trois faits qui la justifient.
- Auto-évaluation lue et écarts notés.
- Première phrase du sujet difficile écrite, et réponse à l’objection prévue.
- Deux ou trois objectifs de l’année suivante en brouillon.
- Réponse prête sur la formation, l’évolution et la rémunération, même si c’est « pas cette année ».
- Créneau d’une heure au moins, dans une salle fermée, sans téléphone.
Préparer son entretien annuel côté collaborateur
Cette partie s’adresse au collaborateur.
Faire le bilan de votre année
Reprenez vos objectifs un par un, puis ce que vous avez fait hors de votre fiche de poste : un remplacement, un projet transverse, un nouvel arrivant formé. Ajoutez ce que vous avez appris. Votre manager ne voit pas tout.
Présenter vos réussites avec des preuves
Pour chaque réussite, suivez le fil action, résultat, preuve. « J’ai refait la procédure d’accueil des nouveaux clients ; les demandes au support ont baissé pendant leur premier mois ; voici le suivi des tickets. » Une réussite sans preuve reste une impression. Pour voir à quoi ressemblent ces éléments une fois écrits, regardez un exemple d’entretien annuel rempli.
Parler de vos difficultés sans vous justifier
Choisissez une ou deux difficultés réelles, décrivez les faits, puis ce que vous feriez autrement. « Le projet a pris un mois de retard parce que j’ai attendu trop longtemps pour signaler le blocage. La prochaine fois, je préviens dès la première semaine. » Une explication suffit ; une liste d’excuses dit que rien ne dépendait de vous.
Préparer vos demandes
Formation, évolution, rémunération : notez tout, puis choisissez une demande prioritaire. Arrivez avec ce que vous demandez, pourquoi maintenant et à quelle date en reparler. La carrière et la formation ont aussi leur place dans l’entretien de parcours professionnel, anciennement entretien professionnel, qui leur est consacré et reste distinct de l’entretien annuel.
Deux demandes d’augmentation reçues la même année par un même manager montrent la différence. La première tenait en une phrase : « Je pense mériter plus, ça fait trois ans. » Le manager n’avait rien à défendre auprès de sa direction. La seconde arrivait avec trois résultats de l’année, chacun avec sa preuve, et une question précise : à quelles conditions, et à quelle date, en reparler ? Il est sorti de l’entretien avec un dossier qu’il pouvait porter, et une date de révision a été fixée. Les deux collaborateurs avaient la même ancienneté. Seule la préparation changeait.
Ce que vous pouvez demander
Selon service-public.fr, les critères d’évaluation doivent être précis, objectifs et vérifiables ; vous avez accès au compte rendu et pouvez demander une copie des résultats. Vous pouvez refuser de signer le compte rendu, mais il reste valable. En revanche, vous ne pouvez pas refuser l’entretien, ni vous y faire accompagner par un représentant du personnel. Pour contester l’évaluation, le recours est le conseil de prud’hommes1.
Le Code du travail ajoute que vous êtes informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation utilisées, et que les résultats sont confidentiels2. Pas de grille reçue ? Demandez-la.
La checklist du collaborateur
- Objectifs de l’année relus, avec leur résultat.
- Missions hors fiche de poste listées.
- Trois réussites au format action, résultat, preuve.
- Une ou deux difficultés, avec ce que vous feriez autrement.
- Auto-évaluation remplie et rendue à la date demandée.
- Une demande prioritaire, avec ses raisons et une date pour en reparler.
- Deux ou trois questions pour votre manager.
- Grille d’évaluation lue, ou demandée si vous ne l’avez pas.
Managers : envoyez cette liste avec la convocation.
Côté RH : préparer la campagne d’évaluation annuelle
Une évaluation annuelle réussie se prépare aussi au niveau de l’entreprise.
Le cadre. Vérifiez d’abord si votre convention collective ou un système déjà en place rend l’entretien obligatoire. Les méthodes d’évaluation sont annoncées aux salariés avant leur mise en œuvre et doivent être pertinentes au regard de leur finalité2. Les informations demandées ne servent qu’à apprécier les aptitudes professionnelles et doivent avoir un lien direct et nécessaire avec cette évaluation3. Une question sans rapport avec le poste n’a donc pas sa place dans la trame. Pour la consultation du CSE, voyez les règles du Code du travail sur l’entretien d’évaluation.
Le calendrier de campagne. Fixez quatre dates : le lancement, avec la trame et la grille ; la fenêtre des entretiens ; la date limite des comptes rendus ; la synthèse des besoins de formation et de mobilité.
Les managers. Un rappel de la grille ne suffit pas. Organisez une séance d’harmonisation des notes et faites répéter les cas difficiles avant la campagne, par exemple en préparant vos managers à la campagne d’entretiens.
Questions fréquentes sur la préparation de l’entretien annuel
Combien de temps à l’avance préparer son entretien annuel ?
Commencez trois à quatre semaines avant pour rassembler les faits et les preuves, et rendez l’auto-évaluation environ une semaine avant. Le plus simple : noter vos réalisations au fil de l’année.
Quels sont les 3 mots qui illustrent mon ressenti sur l’année écoulée ?
Choisissez trois mots que vous pouvez chacun appuyer sur un fait : « exigeante » pour un projet sous pression, « formatrice » pour une compétence acquise, « collective » pour une réussite d’équipe.
Comment se passe un entretien annuel ?
Le collaborateur présente son bilan, le manager donne son appréciation et, le cas échéant, la note. Puis tous deux fixent les objectifs et parlent de formation et d’évolution, avant le compte rendu écrit. Le détail est dans les six étapes pour mener l’entretien d’évaluation.
Qu’est-ce qu’un entretien individuel annuel ?
C’est un échange en tête-à-tête entre un salarié et son manager, en principe une fois par an1, pour faire le bilan de l’année écoulée, apprécier le travail et fixer les objectifs de l’année suivante. On parle aussi d’entretien annuel d’évaluation. Il ne se confond ni avec l’entretien de parcours professionnel ni avec l’entretien forfait jours : voyez ce qui distingue ces trois entretiens individuels.
Sources
- Service-Public.fr. Évaluation du salarié. Vérifié le 26 juin 2025.
- Code du travail, article L1222-3. Légifrance, version en vigueur depuis le 1er mai 2008.
- Code du travail, article L1222-2. Code du travail numérique, version en vigueur depuis le 1er mai 2008.
