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- Un compte rendu d’entretien annuel tient en quatre blocs : le bilan de l’année, les objectifs, les compétences, la suite.
- Chaque niveau de la grille se définit par un comportement observable, pas par un adjectif.
- Une bonne appréciation cite une situation, ce que la personne a fait, l’effet produit et l’étape suivante.
- Relisez chaque appréciation à voix haute avant l’entretien : si elle sonne comme un verdict, réécrivez-la.
Voici un exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli de bout en bout, avec sa grille de notation et des appréciations par compétence à adapter. La personne et les chiffres sont inventés : gardez la structure, mettez vos faits.
Exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli
Voici le compte rendu d’entretien annuel de Camille Lefèvre, rempli par son manager dans l’ordre de la plupart des formulaires. Si vous partez d’une page blanche, prenez d’abord une trame d’entretien annuel vierge avec ses questions : elle utilise la même échelle à cinq niveaux.
1. Informations générales. Camille Lefèvre, chargée de clientèle B2B · période : année N · N+1 : Antoine Garnier, responsable du service Relation clients.
2. Bilan de l’année
- Réussites. « Camille a repris en mars les comptes de deux collègues partis, sans rupture de suivi. Son principal client industriel, qui menaçait de partir, a renouvelé son contrat. »
- Difficultés. « Au pic de novembre, plusieurs réclamations écrites ont dépassé le délai de 48 heures. Camille a signalé la surcharge tard. »
| Objectif | Résultat | Appréciation |
|---|---|---|
| Répondre à 90 % des demandes clients sous 24 h | 93 % sur l’année | 4 · Au-delà des attentes |
| Traiter les réclamations écrites sous 48 h | Tenu jusqu’en septembre, puis 78 % au dernier trimestre | 2 · À améliorer |
| Rédiger la fiche de procédure « changement d’offre » | Livrée en juin, utilisée par toute l’équipe | 3 · Conforme aux attentes |
| Compétence | Niveau | Commentaire du manager |
|---|---|---|
| Relation client | 4 · Au-delà des attentes | « Quand son principal client industriel menaçait de partir, Camille a proposé un point hebdomadaire et réglé les trois problèmes de facturation soulevés. Le contrat a été renouvelé. » |
| Organisation | 2 · À améliorer | « En novembre, les réclamations se sont accumulées sans que je sois prévenu. L’an prochain, j’attends une alerte dès que le délai de 48 h est menacé. » |
| Travail en équipe | 3 · Conforme aux attentes | « Sa fiche de procédure a réduit les questions des nouveaux arrivants. Elle partage volontiers ses modèles de réponse. » |
| Objectif | Indicateur | Échéance |
|---|---|---|
| Tenir le délai de 48 h sur les réclamations, pic de novembre compris | 95 % des réclamations traitées sous 48 h | Bilan trimestriel |
| Alerter le manager dès qu’un délai est menacé | Point du lundi sur la file des réclamations | Dès janvier |
6. Commentaires de la collaboratrice. « Je suis d’accord avec le bilan. Le pic de novembre était prévisible ; je propose qu’on prépare ensemble un plan de renfort dès septembre. »
7. Appréciation générale du manager. « Camille a atteint ou dépassé deux de ses trois objectifs, malgré la reprise de deux portefeuilles. Sa relation client est un point fort de l’équipe. L’an prochain, la priorité est l’organisation du pic de fin d’année et l’alerte dès qu’un délai dérape. Appréciation globale : 3, conforme aux attentes. »
8. Signatures du manager et de la collaboratrice, avec la date de l’entretien.
Les souhaits d’évolution et de formation relèvent, eux, de l’entretien de parcours professionnel (anciennement entretien professionnel)1, qui ne doit pas être confondu avec l’entretien d’évaluation2.
Grille d’entretien annuel : cinq niveaux de notation
Une grille d’entretien annuel sert à ce que deux managers donnent la même note au même travail : chaque niveau se définit par ce qu’on peut constater, pas par un adjectif comme « bon ». Les critères d’évaluation doivent être précis, objectifs et vérifiables, et ne doivent pas être discriminatoires2. Un 3 est une bonne note : la personne a fait le travail convenu.
| Note | Niveau | Ce que cela veut dire | Exemple de preuve |
|---|---|---|---|
| 1 | Insuffisant | Objectif non atteint, écart déjà signalé en cours d’année sans amélioration | Trois livrables sur cinq en retard malgré le point d’étape de juin. |
| 2 | À améliorer | Objectif partiellement atteint, ou résultat atteint de façon irrégulière | Délai tenu neuf mois sur douze ; décrochage au dernier trimestre. |
| 3 | Conforme aux attentes | Objectif atteint, dans les délais et au niveau de qualité convenu | Rapports mensuels livrés à date, sans correction demandée. |
| 4 | Au-delà des attentes | Résultat supérieur à l’objectif ; les collègues s’appuient sur son travail | 93 % des demandes traitées sous 24 h, pour un objectif de 90 %. |
| 5 | Remarquable | Contribution bien au-delà du poste, reprise par d’autres équipes | La procédure qu’il a rédigée est utilisée par deux autres services. |
Le collaborateur connaît les objectifs et les critères avant l’entretien. Et un « Insuffisant » ne doit jamais être la première nouvelle d’un problème. Pour vérifier qu’une compétence est vraiment acquise, au-delà de la note du manager, voyez nos mises en situation pour mesurer les compétences de vos équipes.
Écrire une appréciation : situation, comportement, impact, suite
Une appréciation faible oublie quand c’était, ce que la personne a fait et pourquoi cela comptait. Le modèle Situation–Comportement–Impact (SBI) du Center for Creative Leadership couvre les trois ; selon le CCL, il rend celui qui donne le retour moins anxieux et celui qui le reçoit moins défensif3. Ajoutez une quatrième partie : l’étape suivante.
| Partie | Exemple |
|---|---|
| Situation | « Lors de la migration vers le nouvel outil de facturation, au troisième trimestre… » |
| Comportement | « …Hugo a écrit le plan de tests et lancé lui-même les vérifications de nuit… » |
| Impact | « …la bascule s’est faite à la date prévue, sans erreur de facturation le premier mois. » |
| Suite | « L’an prochain, j’aimerais qu’il transmette cette méthode à deux analystes juniors. » |
La formule sert aussi à corriger un premier jet vague : quand, quoi exactement, avec quel effet ?
| Vague | Précis |
|---|---|
| « Très bonne année. » | « Vous avez signé le compte régional un mois avant l’échéance, et votre proposition sert désormais de modèle pour les clients similaires. » |
| « Attitude négative en réunion. » | « Lors des deux dernières réunions, vous avez écarté des propositions avant leur fin. Posez une question avant d’objecter. » |
La version précise laisse de côté le caractère et décrit un comportement que la personne peut changer. Sans exemple, n’écrivez pas l’appréciation.
Exemples d’appréciations par compétence
Ces trois compétences figurent, sous un nom proche, dans la plupart des formulaires. Pour chacune : un point fort et un axe de progrès, aux niveaux 2 à 4 de la grille. Remplacez les passages entre crochets par vos propres faits.
Communication
| Niveau | Point fort | Axe de progrès |
|---|---|---|
| Au-delà des attentes | « Explique simplement des sujets complexes. Après [sa présentation du changement de tarifs], l’équipe commerciale n’avait plus de questions. » | « Pourrait en faire profiter plus de monde, par exemple en animant [le point produit mensuel]. » |
| Conforme aux attentes | « Tient ses interlocuteurs informés de l’avancement et signale les changements avant qu’ils ne surprennent. » | « Ses points d’étape sont justes mais longs. Commencer par la décision attendue aiderait les lecteurs pressés. » |
| À améliorer | « Répond rapidement aux questions des collègues et des clients. » | « N’a prévenu l’équipe [du retard de livraison] que le jour de l’échéance. Au prochain trimestre, signaler tout risque sur un délai dès qu’il apparaît. » |
Autonomie et initiative
| Niveau | Point fort | Axe de progrès |
|---|---|---|
| Au-delà des attentes | « A repéré [la baisse des renouvellements] en mars et proposé les relances par e-mail avant qu’on le lui demande. » | « Peut présenter ses idées à la direction lui-même plutôt que de passer par moi. » |
| Conforme aux attentes | « Mène ses dossiers sans relance et sait quand demander de l’aide. » | « Attend mon accord sur des décisions qui sont les siennes, comme [les devis sous le seuil de budget]. Il peut décider et m’informer après. » |
| À améliorer | « Applique les procédures avec rigueur. » | « Les tâches restent en attente tant qu’elles ne sont pas assignées. Au prochain trimestre, prendre en charge une demande par semaine sans attendre l’assignation. » |
Management, pour les managers évalués
| Niveau | Point fort | Axe de progrès |
|---|---|---|
| Au-delà des attentes | « Son équipe a tenu ses objectifs pendant son absence d’un mois, parce qu’il avait réparti les décisions à l’avance. » | « Peut préparer [un adjoint] à reprendre une partie du pilotage l’an prochain. » |
| Conforme aux attentes | « Tient ses entretiens individuels chaque mois et fixe des objectifs clairs. » | « Ses retours sont surtout positifs. Les points difficiles attendent l’entretien annuel ; les aborder au fil de l’eau éviterait les surprises. » |
| À améliorer | « Très bon expert technique, sollicité par toute l’équipe. » | « Reprend lui-même les dossiers en difficulté au lieu d’accompagner la personne. Nous visons deux délégations accompagnées d’ici l’été. » |
Appréciation générale et phrases de conclusion
L’appréciation générale est la partie qu’on relit des mois plus tard. Elle doit se suffire à elle-même : une phrase sur le résultat, une sur ce qui l’explique, une sur la suite.
| Niveau | Appréciation générale |
|---|---|
| Au-delà des attentes | « Léa a dépassé ses objectifs cette année. Son nouveau parcours d’intégration est utilisé par trois services, et elle a formé ceux qui l’animent. L’an prochain, elle pilotera le plan de recrutement de l’équipe. » |
| À améliorer | « Les résultats de Yanis sont en dessous des attentes cette année, surtout à cause des délais de projet non tenus. Sa relation avec les clients reste un point fort. Nous avons convenu d’un plan de 90 jours avec un point chaque semaine sur la planification. » |
À l’oral, concluez sur la suite : « Nous refaisons le point fin mars sur le délai des réclamations » vaut mieux que « Continuez comme ça ». Tenir un « à améliorer » quand le collaborateur conteste est plus dur que l’écrire : si vos managers bloquent là, voyez notre formation aux conversations difficiles pour vos managers.
Entretien annuel côté manager : de l’écrit à l’oral
À l’oral, annoncez le niveau une fois, clairement, donnez l’exemple, puis laissez la personne réagir. Le plus difficile, c’est sa réaction. Voici l’annonce d’une note plus basse que prévu à Nia · IA responsable de comptes, dans l’un de nos scénarios.
- Nia · IA responsable de comptes
« À améliorer », après l’année que j’ai eue ? J’ai perdu mon plus gros client quand il a changé de propriétaire.
- Manager
C’est vrai, et c’est écrit dans le compte rendu : ce départ ne dépendait pas de vous. La note porte sur vos trois objectifs de l’année, qui n’ont été que partiellement atteints.
- Nia
Mon portefeuille a quand même progressé de 2 %. Sans ce client, personne n’aurait tenu les 10 %.
- Manager
Ce départ a pesé, je l’ai noté. Ce que j’attends, c’est d’être prévenu dès qu’un objectif dérape, pas en fin d’année. Qu’est-ce qui vous aiderait à le faire ?
Le manager garde la note, reconnaît ce qui est juste dans l’objection et passe à la suite sans argumenter. Pour vous y essayer, menez l’entretien avec une responsable de comptes qui conteste sa note. Sur The Reflection, vos managers peuvent répéter ces formulations dans une formation à l’entretien annuel face à un collaborateur IA : de 5 à 20 minutes par séance, avec un retour après chaque essai sur l’ouverture, l’annonce de la note et les objectifs convenus.
Un manager d’équipe support avait écrit dans un compte rendu : « doit gagner en autonomie ». Pour lui, c’était un encouragement vers un poste de référent. Sa collaboratrice y a lu un reproche et a refusé de signer. Ce qui a débloqué la situation, c’est la formule : il a cité les deux dossiers qu’il voulait lui confier et ce qu’il attendait d’elle d’ici l’été. Depuis, nous conseillons de lire chaque axe de progrès à voix haute : peut-il sonner comme un verdict ?
Questions fréquentes sur l’entretien annuel
Le collaborateur doit-il signer le compte rendu ?
Il peut refuser de le signer, sans que cela remette en cause la validité du compte rendu. Il peut aussi accéder au compte rendu de son entretien2. Prévoyez toujours une rubrique « commentaires du collaborateur » : un désaccord écrit vaut mieux qu’un refus muet.
Faut-il informer les salariés de la grille utilisée ?
Oui : le salarié est informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation qui lui sont appliquées4 ; le reste du cadre, consultation du CSE comprise, est détaillé dans notre article sur ce que le Code du travail impose à l’entretien d’évaluation.
Qu’est-ce qu’un entretien de fonctionnement en Belgique ?
Selon l’organisation, ce terme belge peut désigner un point d’étape en cours de cycle, entre la fixation des objectifs et l’évaluation : vérifiez le règlement d’évaluation de votre organisation.
Sources
- Légifrance. Code du travail, article L6315-1, version en vigueur depuis le 31 décembre 2025.
- Service-Public.gouv.fr. Évaluation du salarié, vérifié le 26 juin 2025.
- Center for Creative Leadership. Use Situation-Behavior-Impact (SBI)™ To Understand Intent.
- Légifrance. Code du travail, article L1222-3, version en vigueur depuis le 1er mai 2008.
